Acesso ao sistema
O DojoSys é acessado pelo navegador em dojosys.com.br. Cada academia
tem seu próprio banco de dados, separado das demais — nenhum dado seu é
visível para outra academia, nem por engano.
- Acesse
dojosys.com.br/login.php - Informe e-mail e senha
- O sistema identifica automaticamente sua academia e abre o painel
Esqueceu a senha? Use "Esqueci minha senha" na tela de login — você recebe um link por e-mail, válido por tempo limitado.
Primeiros passos
Academia nova começa com o banco vazio. Cadastre nesta ordem — cada item depende do anterior:
- Lutas — as modalidades que você ensina (Karatê, Judô, Muay Thai...)
- Graduações — as faixas de cada modalidade, na ordem correta
- Locais de treino — os espaços onde as aulas acontecem
- Professores — quem dá aula, com as modalidades de cada um
- Turmas — horários, dias da semana, professor, local e mensalidade
- Alunos — matriculando cada um nas turmas
- Configurações — regras de mensalidade, juros, SMTP
Perfis de usuário
| Perfil | Acesso |
|---|---|
| Administrador (tipo A) | Todas as telas: cadastros, financeiro, relatórios e configurações |
| Professor (tipo P) | Visão restrita: enxerga apenas as próprias turmas e alunos. Não acessa o financeiro. |
A permissão Exame de faixa é liberada individualmente pelo administrador, na tela de Usuários.
🥋 Lutas (modalidades)
Menu: DOJO → Lutas
Cadastro das artes marciais ensinadas. É o primeiro cadastro do sistema — turmas, graduações e professores se ligam a uma modalidade.
🎽 Graduações
As faixas de cada modalidade, com o campo ordem definindo a sequência de progressão (branca = 1, amarela = 2, e assim por diante).
📍 Locais de treino
Menu: DOJO → Locais de Treino
Espaços onde as aulas acontecem — útil para academias com mais de um tatame ou sala.
👥 Turmas
Menu: DOJO → Turmas
O centro da operação. Cada turma define:
- Modalidade e local
- Professor responsável
- Até 7 blocos de horário — dia da semana, hora de entrada e saída
- Mensalidade — valor cobrado do aluno
- Comissão — percentual do professor sobre o recebido
🧑🏫 Professores
Menu: DOJO → Professores
Cadastro completo com dados pessoais, endereço, contato de emergência, tipo sanguíneo, foto e anexos. Cada professor pode lecionar várias modalidades, associadas na aba de lutas.
🥇 Alunos
Menu: DOJO → Alunos
Cadastro completo do aluno:
- Dados pessoais, endereço, contato e redes sociais
- Responsável — obrigatório para menores
- Saúde: tipo sanguíneo, alergias, contato de emergência
- Foto e até 5 anexos (atestado, contrato, documento)
- Matrícula em turmas — modalidade, turma, graduação atual e mensalidade
A ficha do aluno em PDF pode ser gerada e enviada por e-mail direto da tela.
📔 Diários de aula
Menu: DOJO → Diários de Aula
Registro do que aconteceu em cada aula. O sistema gera automaticamente os diários das aulas programadas na grade, até a data de hoje — você só preenche.
Em cada diário:
- Professor que deu a aula (ou substituto)
- Horário real de entrada e saída
- Lista de presença com os alunos da turma
- Alunos avulsos (visitante ou reposição de outra turma)
- Comentários e até 3 fotos
🏅 Exame de faixa
Menu: DOJO → Kyokai — requer permissão específica
Registro de exame de graduação (Dan/Kyu), com avaliação técnica:
- Dados do candidato, graduação atual e pretendida, tempo na faixa
- Notas: mãos, pernas, kata preferencial, kata obrigatório, ataques, defesas
- Resultado: aprovado, reprovado, adiado ou refazer
- Banca examinadora, local e data
- Taxa e inscrição
Gera certificado em PDF e permite envio por e-mail.
🗓️ Grade
Menu: Grade → Visualizar Grade
Visão semanal de todas as turmas em formato de agenda, cruzando dia da semana com horário. Serve para detectar conflito de professor ou de local.
🏦 Bancos e contas
Menu: Financeiro → Cadastros Financeiros → Bancos
Contas onde o dinheiro entra e sai — inclusive o caixa em espécie. Informe o saldo inicial e a data correspondente: é a partir dele que o extrato é calculado.
🏷️ Receitas e despesas
Menu: Financeiro → Cadastros Financeiros
Categorias de classificação. Mensalidade, matrícula e venda de material são receitas; aluguel, energia e comissão são despesas. É o que permite relatório por categoria.
💵 Contas a receber
Menu: Financeiro → Contas a Receber
Tudo que a academia tem a receber, principalmente mensalidade. O sistema gera as parcelas automaticamente a partir da matrícula do aluno em turma, conforme as regras em Configurações.
Ao receber, informe valor, data, forma de pagamento e conta bancária. O recebimento:
- Lança a entrada no extrato da conta escolhida
- Gera automaticamente a comissão do professor em contas a pagar, se a turma tiver percentual
💳 Contas a pagar
Menu: Financeiro → Contas a Pagar
Compromissos da academia: aluguel, energia, fornecedores e comissões. Mesma lógica de baixa das contas a receber, com saída no extrato.
📊 Extrato
Menu: Financeiro → Gestão Financeira → Extrato de Contas
Movimentação consolidada por conta bancária, com saldo acumulado. Ponto de partida para conferir se o sistema bate com o extrato real do banco.
📦 Estoque
Menu: Estoque
Controla o que a academia vende — kimono, faixa, luva, suplemento, camiseta — e o que consome, como material de limpeza. Comece cadastrando os produtos; o depósito "principal" já vem pronto, e só quem tem mais de uma unidade precisa criar outros.
Produtos
Descrição, unidade (UN, KG, PC), preço de venda e estoque mínimo — quando o saldo chega nele, o produto aparece em vermelho na posição de estoque. O código pode ficar em branco, que o sistema gera.
Desmarque "controla estoque" para o que se vende sem contar: taxa de exame, aula avulsa. O item continua aparecendo na venda, mas não tem saldo.
Movimentar
| Operação | Quando usar |
|---|---|
| Entrada | Chegou mercadoria. Informe o custo unitário — é ele que atualiza o custo médio. |
| Saída | Saiu sem venda registrada: perda, quebra, uso interno, brinde. |
| Transferência | Mudou de depósito. Sai de um e entra no outro pelo mesmo custo. |
| Inventário | Contou a prateleira. Informe a quantidade contada, não a diferença — o sistema calcula e lança o acerto. |
Custo médio
Cada entrada recalcula o custo médio do produto, ponderado pela quantidade: 10 unidades a R$ 10 mais 10 a R$ 20 resultam em custo médio de R$ 15. As saídas usam esse custo e não o alteram. É o que faz a coluna "valor em estoque" corresponder ao que a academia realmente tem investido.
Posição de estoque
A tela para abrir antes de comprar: saldo, custo médio e valor de cada produto, com o alerta do que está no mínimo em destaque no topo. O botão Kardex mostra todos os movimentos de um produto — quem lançou, quando e por quê.
Fornecedores
Quem abastece a academia. Além dos dados de contato, guarda a condição de pagamento e a despesa sugerida, que já vem escolhida ao lançar a nota dele.
🛒 Compras
Menu: Estoque → Pedidos de Compra / Entrada de Nota
Pedido de compra
O pedido é uma intenção: não mexe em estoque nem em dinheiro. Serve para combinar com o fornecedor e aprovar internamente. Depois de aprovado, o botão Receber leva à entrada de nota com os itens já preenchidos.
Entrada de nota
É o lançamento que faz duas coisas de uma vez: a mercadoria entra no estoque e a nota nasce no contas a pagar, parcelada como você indicar. Informe o número da NF, o depósito, os itens com o custo da nota e, se houver, frete e desconto.
🛍️ Venda ao aluno (PDV)
Menu: Estoque → Venda ao Aluno
Escolha o aluno, adicione os produtos e informe como foi pago. A venda baixa o estoque e gera o financeiro no mesmo instante:
| Condição | O que acontece |
|---|---|
| À vista | A conta já nasce recebida, com a forma de pagamento e a conta bancária — o dinheiro aparece no extrato do dia. |
| A prazo | Nascem parcelas em aberto no contas a receber, que se comportam como mensalidade: cobram juros, aceitam baixa agrupada e entram na NFS-e do aluno. |
Ao escolher o produto, a tela mostra o saldo disponível. Vender mais do que existe é recusado — registre a entrada que faltou ou faça um ajuste de inventário.
Histórico e margem
Estoque → Histórico de Vendas mostra o que foi vendido, quanto custou e a margem — em cada venda e no total do período. O custo é o custo médio do dia da venda, gravado na hora; recalcular hoje daria outro número e apagaria a história.
🏅 Eventos e exames de faixa
Menu: Eventos
Seminário, exame de faixa, campeonato: tudo se cadastra do mesmo jeito — título, data, local, vagas e valor da inscrição. O que muda é o tipo. No exame de faixa é obrigatório escolher a luta, porque é ela que define quem será chamado e qual é a próxima faixa de cada um.
Chamar os participantes
Dentro do evento, a lista traz os alunos com aquela luta ativa no cadastro, mostrando faixa atual, próxima faixa (pela ordem das graduações) e quantas presenças cada um teve no período — o padrão são os últimos 90 dias, e você pode mudar as datas. Marque quem vai e clique em Inscrever.
Quem não está no cadastro — o visitante de outro dojo no seminário — entra pelo bloco Participante de fora, só com o nome e o valor.
Cobrar a inscrição
O botão Gerar contas cria uma conta a receber para cada inscrito, no valor dele. Isentos, valor zero e quem já tem conta são pulados — então dá para inscrever mais gente depois e gerar de novo, sem cobrar ninguém duas vezes. Marcando "já recebido", a conta nasce paga, com forma de pagamento e conta bancária.
Como a cobrança fica no nome do aluno, ela entra na NFS-e dele junto com a mensalidade, se você emitir nota.
O dia do evento
Na grade de participantes, marque presença e, no exame, o resultado de cada um (aprovado ou reprovado) e a faixa pretendida. Salve.
Encerrar
Antes de encerrar, o sistema mostra exatamente quem será promovido e para qual faixa. Ao confirmar, grava a nova graduação no cadastro dos alunos aprovados.
Cancelar um evento remove as inscrições ainda em aberto do contas a receber. As já recebidas permanecem — para essas, use o estorno.
🧾 Notas fiscais de serviço
Menu: Fiscal
Emissão de NFS-e no padrão nacional. Antes de emitir, preencha Administrativo → Configurações → Fiscal: CNPJ, inscrição municipal, município, códigos de tributação e o certificado digital A1 com a senha. Deixe o ambiente em homologação até conferir que sai tudo certo — nota de homologação não tem valor fiscal.
De onde sai a nota
- Ao receber: depois de quitar contas a receber, o sistema já abre a nota sobre o que foi recebido. É o caminho natural — quem recebeu está com o pagador na frente.
- Fiscal → Notas Fiscais de Serviço: "Gerar Nova Nota" leva à lista das contas já recebidas que ainda não têm nota; marque as que quiser e emita.
- Fiscal → Emissão em Lote: escolha o período e o sistema monta uma nota por pagador, com todas as parcelas dele. Emite uma de cada vez, mostrando o resultado linha a linha.
Quem recebe a nota
O tomador é sempre editável, e vem sugerido do cadastro: o responsável, quando o aluno tem um. Se a mesma pessoa paga por mais de um aluno, sai uma nota só, em nome dela, discriminando o serviço de cada um. Quando as contas são de alunos diferentes o sistema não sugere ninguém — chutar o CPF de um deles colocaria a nota no nome errado.
Serviços
Menu: Fiscal → Serviços (LC 116). Mensalidade, exame de faixa e locação do tatame são itens diferentes da lista de serviços, cada um com sua alíquota de ISS. Cadastre os que a academia presta e marque um como padrão; ele vem escolhido na emissão. Serviço usado por alguma nota não pode ser apagado, só desativado — a nota emitida precisa continuar mostrando com que código foi tributada.
Errou a nota?
| Situação | O que fazer |
|---|---|
| Valor, tomador ou discriminação errados | Substituir. Emite a nota certa apontando para a errada; a prefeitura cancela a antiga no mesmo ato e as contas passam a responder pela nova. |
| A nota não deveria existir | Cancelar, com um motivo de pelo menos 15 caracteres. As contas voltam a ficar sem nota e podem receber outra depois. |
| Rejeitada | A mensagem da prefeitura aparece na lista. Corrija o cadastro e emita de novo — nota rejeitada não vale e não precisa ser cancelada. |
Cada nota autorizada tem DANFSe (o PDF), XML e DPS guardados, e o botão Enviar manda o PDF e o XML ao tomador por e-mail, WhatsApp ou os dois.
🏆 Placar de kata
Menu: Eventos
Apuração de competição de kata: atleta, associação, categoria, kata executado e notas de até 5 jurados, com cálculo automático da nota final.
⚙️ Configurações
Menu: Administrativo → Configurações
| Grupo | O que define |
|---|---|
| Mensalidade | Dia de vencimento, juros por atraso, cobrança de matrícula e valor |
| Comissão | Dia de apuração da comissão dos professores |
| Previsão | Quantos meses de contas a receber gerar à frente |
| E-mail (SMTP) | Servidor, porta, usuário, senha e segurança — usado para enviar fichas, certificados e cobranças com o e-mail da própria academia |
| WhatsApp (Z-API) | Instância e tokens para envio de mensagens |
👤 Usuários
Menu: Administrativo → Usuários
Quem pode entrar no sistema da sua academia. Ao criar um usuário:
- Informe nome, e-mail e tipo (Administrador ou Professor)
- Marque Exame de faixa se ele puder acessar o módulo de graduação
- O usuário recebe e-mail para definir a própria senha
❓ Dúvidas frequentes
Um aluno pode estar em mais de uma turma?
Sim. Cada matrícula tem modalidade, turma, graduação e mensalidade próprias.
Como registro reposição de aula?
No diário da turma onde ele treinou, marque-o como avulso na lista de presença.
Por que apareceram vários diários de uma vez?
São gerados automaticamente para as aulas programadas até hoje. Se você ficou dias sem abrir a tela, todos aparecem juntos.
Mudei o horário da turma. Os diários antigos mudam?
Não. Diários já criados preservam o registro do que aconteceu. A mudança vale dos próximos em diante.
Outra academia pode ver meus dados?
Não. Cada academia tem banco de dados próprio, com usuário e senha exclusivos. O servidor recusa o acesso de uma ao banco da outra — o isolamento não depende do código da aplicação.
Como faço backup?
Falar com o administrador do sistema. O banco de cada academia é copiado separadamente, então a restauração de uma não afeta as demais.